1. Przygotuj informacje potrzebne do wyboru grupy
Osoba zapisująca się po raz pierwszy powinna wiedzieć, czy zajęcia są dla niej. Podaj rodzaj tańca, poziom, prowadzącego, czas trwania, miejsce i cenę. Sama nazwa grupy, znana stałym uczestnikom, może niewiele mówić nowej osobie.
W Studio zacznij od utworzenia szkoły oraz dodania sal, instruktorów i oferty. Następnie zaplanuj konkretne terminy. Sprawdź, czy nazwy i poziomy zajęć są zrozumiałe również poza zespołem.
2. Ustal limit miejsc i sposób zapłaty
Limit dopasuj do komfortu prowadzenia zajęć, nie tylko do fizycznej pojemności sali. Innej przestrzeni wymaga trening solo, a innej praca w parach. Jeśli potrzebujesz kilku miejsc organizacyjnych, uwzględnij to przed udostępnieniem zapisów.
Wyraźnie ustal, czego dotyczy podana cena. W obecnej wersji Studio pracownik ręcznie odnotowuje otrzymaną wpłatę. Sam zapis nie oznacza automatycznego pobrania opłaty z karty — sposób płatności trzeba przekazać klientowi osobno.
3. Określ zasady anulowania
Uczestnik powinien znać termin rezygnacji przed potwierdzeniem zapisu. Ustal go tak, żeby szkoła miała czas zareagować na zwolnione miejsce. Unikaj różnych zasad podanych w wiadomości, grafiku i przy rezerwacji.
Przykład organizacyjny: jeżeli zajęcia zaczynają się we wtorek o 18:00, a samodzielne anulowanie kończy się 24 godziny wcześniej, granicą jest poniedziałek o 18:00. To przykład, a nie domyślne ustawienie Studio. Sprawdź regułę skonfigurowaną w swojej szkole.
Po upływie dozwolonego terminu klient powinien skontaktować się ze szkołą. Podaj mu konkretny sposób kontaktu i zadbaj, żeby pracownicy wiedzieli, jak rozpatrywać takie prośby.
4. Opublikuj grafik i sprawdź go jako uczestnik
Po przygotowaniu terminów włącz zapisy i otwórz publiczną stronę szkoły. Użyj również telefonu: sprawdź czytelność ceny, godzin i przycisku prowadzącego do rezerwacji.
Przed zaproszeniem klientów przeprowadź kontrolny zapis na przeznaczony do tego termin. Zaloguj się jako uczestnik, potwierdź rezerwację i sprawdź ją zarówno w strefie klienta, jak i panelu pracowników. Następnie uporządkuj zapis testowy.
- Czy uczestnik widzi właściwą salę, instruktora i cenę?
- Czy przed potwierdzeniem rozumie zasady anulowania?
- Czy rezerwacja jest widoczna po ponownym otwarciu strefy klienta?
- Czy pracownik potrafi znaleźć zapis i odnotować wpłatę?
5. Udostępnij jeden właściwy link
Przekaż uczestnikom adres publicznego grafiku swojej szkoły. Możesz umieścić go na stronie szkoły oraz jej profilach społecznościowych. Link do panelu pracownika będzie dla klienta mylący.
W krótkiej instrukcji napisz, że trzeba wybrać termin, zalogować się i potwierdzić rezerwację. Wyjaśnij również, gdzie później sprawdzić swoje zapisy. Nie obiecuj powiadomień mailowych, dopóki ich konfiguracja i wysyłka dla szkoły nie zostały sprawdzone.
6. Ustal codzienny sposób pracy zespołu
Wyznacz osobę odpowiedzialną za sprawdzanie zapisów i zmian przed zajęciami. Ustal, kto odnotowuje obecności i wpłaty, aby kilka osób nie prowadziło równoległych list.
Po pierwszym tygodniu zbierz pytania uczestników. Jeśli powtarza się problem z wyborem poziomu, doprecyzuj opis. Jeśli klienci mylą zapis z zapłatą, popraw instrukcję płatności. Rozwijaj proces na podstawie rzeczywistych sytuacji w swojej szkole.